Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie

COPCON Sp. z o.o. (dalej "COPCON" lub "my") szanuje prywatność użytkowników naszej strony internetowej copcon.com oraz klientów korzystających z naszych usług doradztwa emerytalnego. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy Państwa dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, "RODO") oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

2. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

COPCON Sp. z o.o.
ul. Marszałkowska 142
00-061 Warszawa, Polska
NIP: 123-456-78-90
E-mail: [email protected]
Tel.: +48 22 123 45 67

3. Rodzaje zbieranych danych

W zależności od charakteru Państwa interakcji z nami, możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

3.1. Dane podawane dobrowolnie przez użytkowników

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL (w przypadku klientów korzystających z naszych usług doradczych)
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
• Dane zawodowe: informacje o zatrudnieniu, okresach składkowych, wynagrodzeniu (w przypadku klientów korzystających z usług doradztwa emerytalnego)
• Treść wiadomości wysyłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego
• Dane związane z zapisem na newsletter: adres e-mail

3.2. Dane zbierane automatycznie

• Informacje o urządzeniu: typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka internetowa
• Dane o aktywności: odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, kliknięcia
• Adres IP oraz przybliżona lokalizacja geograficzna
• Informacje zawarte w plikach cookies (zgodnie z naszą Polityką Cookies)

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Świadczenie usług doradztwa emerytalnego

Cel: Realizacja umowy o świadczenie usług doradztwa emerytalnego, w tym analiza sytuacji klienta, przygotowanie rekomendacji, pomoc w wypełnianiu dokumentacji.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

4.2. Obsługa zapytań i kontaktów

Cel: Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila lub telefonu.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi naszymi usługami.

4.3. Newsletter i komunikacja marketingowa

Cel: Wysyłanie informacji o nowościach, zmianach przepisów, poradach emerytalnych i ofertach specjalnych.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą.

4.4. Analiza i poprawa jakości usług

Cel: Analiza sposobu korzystania z naszej strony internetowej w celu jej ulepszenia, badanie satysfakcji klientów.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na doskonaleniu oferowanych usług i funkcjonalności strony.

4.5. Wypełnienie obowiązków prawnych

Cel: Przechowywanie danych dla celów podatkowych i księgowych, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

4.6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Cel: Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed potencjalnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora.

5. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez różne okresy, w zależności od celu ich przetwarzania:

• Dane klientów korzystających z usług doradztwa - przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat) lub przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisami podatkowymi)
• Dane osób kontaktujących się z nami - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i rozwiązania zgłoszonej sprawy, a następnie przez okres 3 lat dla celów dowodowych
• Dane osób zapisanych na newsletter - do momentu wycofania zgody
• Dane zbierane automatycznie - przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych i statystycznych, nie dłużej niż 2 lata

Po upływie okresu przechowywania dane zostaną usunięte lub zanonimizowane.

6. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Pracownicy i współpracownicy COPCON upoważnieni do przetwarzania danych osobowych
• Podmioty świadczące usługi na rzecz COPCON, w szczególności:
  • Dostawcy usług IT i hostingowych
  • Podmioty świadczące usługi księgowe i prawne
  • Dostawcy systemów CRM i narzędzi do komunikacji e-mail
  • Dostawcy usług analitycznych i marketingowych
• Organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa

Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu zapewniają odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa danych i są zobowiązane do przetwarzania danych wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku, gdy korzystamy z usług dostawców, którzy mogą przetwarzać dane poza EOG (np. dostawcy niektórych narzędzi analitycznych), stosujemy odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z RODO, takie jak:

• Decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony w określonych krajach
• Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Wiążące reguły korporacyjne

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych - prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz uzyskania kopii tych danych
• Prawo do sprostowania - prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") - prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach
• Prawo do przenoszenia danych - prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz do przesłania ich innemu administratorowi
• Prawo do sprzeciwu - prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w szczególności na potrzeby marketingu bezpośredniego
• Prawo do wycofania zgody - w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, prawo do jej wycofania w dowolnym momencie (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem)
• Prawo do wniesienia skargi - prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

9. Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest:

• Dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług doradztwa emerytalnego - w przypadku niepodania danych nie będziemy mogli świadczyć usług
• Dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie - w przypadku niepodania danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć na Państwa pytania
• Całkowicie dobrowolne w przypadku zapisania się na newsletter - brak zgody nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji poza niemożnością otrzymywania od nas informacji marketingowych

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

Możemy jednak korzystać z narzędzi analitycznych, które grupują użytkowników według określonych kryteriów (np. lokalizacja, sposób korzystania ze strony) w celu dostosowania treści i funkcjonalności naszej strony do potrzeb użytkowników. Takie działania nie wywołują jednak wobec Państwa żadnych skutków prawnych.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania, analizy ruchu oraz personalizacji treści. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą Państwo w naszej Polityce Cookies.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo Państwa danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie danych (protokół SSL na stronie internetowej)
• Regularną aktualizację systemów i oprogramowania
• Ograniczony dostęp do danych osobowych tylko dla upoważnionych osób
• Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
• Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa
• Regularne kopie zapasowe danych

13. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w naszych praktykach przetwarzania danych lub zmiany w przepisach prawa. O istotnych zmianach będziemy informować Państwa za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innymi odpowiednimi kanałami komunikacji. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z aktualną wersją Polityki Prywatności.

14. Kontakt w sprawach ochrony danych

W przypadku jakichkolwiek pytań, uwag lub wniosków dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych lub niniejszej Polityki Prywatności, prosimy o kontakt:

E-mail: [email protected]
Telefon: +48 22 123 45 67
Adres korespondencyjny: COPCON Sp. z o.o., ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa